Hướng dẫn sử dụng signin.biz

1. Tổng quan

Mỗi chapter có một địa chỉ riêng, ví dụ felix.signin.biz. Tại đó có:

Quy tắc thời lượng giới thiệu (mặc định)

• 60 giây 3 thành viên signin sớm nhất
• 30 giây thành viên từ người thứ 4
• 15 giây thành viên signin sau 7:00
• 30 giây khách mời, giới thiệu sau phần thành viên

Signin chỉ mở vào ngày họp, từ 06:00 đến 09:00. Chủ tịch có thể đổi các mốc này trong phần Cài đặt.

2. Thành viên: signin buổi họp

1. Đến phòng họp, mở camera điện thoại và quét mã QR trên bàn signin. Nếu họp online, bấm link Chủ tịch gửi trong Zoom.
2. Nhập số điện thoại đã đăng ký với chapter, bấm Signin ngay.
3. Màn hình chào mừng hiện ảnh của bạn, thứ tự giới thiệu và thời lượng (60s/30s/15s), kèm lời nhắc chuẩn bị namecard. Bấm Đã hiểu, cảm ơn!

3. Khách mời: signin lần đầu

1. Quét mã QR, nhập số điện thoại. Hệ thống không thấy số trong danh sách thành viên nên sẽ mở form khách mời.
2. Chọn Đã là thành viên BNI (ghi rõ chapter) hoặc Chưa là thành viên.
3. Điền họ tên, số điện thoại, email, ngành nghề, người mời bạn (nếu có), rồi bấm Signin.
4. Màn hình chúc mừng hiện ra, nhắc bạn chuẩn bị phần giới thiệu 30 giây sau phần của thành viên.

4. Người đi thay thành viên

Khi thành viên vắng và nhờ người đi thay (substitute), người đi thay signin như sau:

1. Quét mã QR, nhập số điện thoại của chính mình. Không nhập số của thành viên: nhập số thành viên sẽ ghi nhận là chính thành viên có mặt.
2. Màn hình hiện form. Ở mục Hôm nay bạn đến với tư cách, chọn 🔁 Đi thay thành viên.
3. Chọn tên thành viên mình đi thay trong danh sách, điền họ tên, ngành nghề của mình, rồi bấm Signin đi thay.
4. Màn hình cảm ơn hiện thứ tự giới thiệu và số giây. Người đi thay giới thiệu thay cho thành viên: tên mình, đi thay cho ai, ngành nghề và lời đề nghị giới thiệu của thành viên.

Chủ tịch nên nhắn trước cho người đi thay: "Anh/chị quét QR, nhập số điện thoại của anh/chị, rồi chọn Đi thay thành viên và chọn tên …".

5. Chủ tịch và Ban Lãnh đạo: điều hành buổi họp

Mở felix.signin.biz/admin và đăng nhập bằng mật khẩu quản trị chapter (chỉ có ô mật khẩu, không có tên đăng nhập). Trang có 6 thẻ: Buổi họp · Thành viên · Khách mời · Dashboard · Lịch sử · Cài đặt. Trang mở sẵn ở thẻ Buổi họp.

5.1. Thẻ Buổi họp (dùng trong buổi sáng họp)

• Danh sách signin tự cập nhật, đã xếp sẵn theo thứ tự giới thiệu: nhóm 60s, nhóm 30s, nhóm 15s, rồi đến khách mời.
• Ô số liệu phía trên: số thành viên có mặt, số khách mời, số chưa signin, số người trong từng nhóm thời lượng.
• Cột Chưa signin bên phải: gõ tên để tìm, bấm Signin hộ cho người quên điện thoại hoặc đến muộn.
• Ô ✓ ở từng dòng: đánh dấu người đã giới thiệu xong. Nút ✕: xoá lượt signin bị nhầm.
• Ô ngày ở góc trái: chọn ngày cũ để xem lại buổi họp trước.
• Xuất Excel: tải danh sách signin của buổi họp.

5.2. Trình chiếu giới thiệu

Bấm ▶ Trình chiếu giới thiệu (hoặc mở /present) trên máy chiếu. Màn hình hiện ảnh, tên, ngành nghề và đồng hồ đếm ngược đúng thời lượng của từng người, có chuông khi hết giờ.

• Phím → hoặc nút Tiếp theo →: sang người kế tiếp. Phím ←: quay lại.
• Nút ↺: đếm lại từ đầu. Nút ⛶: toàn màn hình.

5.3. Thẻ Thành viên

• + Thêm thành viên: thêm từng người. Nhập từ CSV: thêm cả danh sách (xem mục 6).
• Sửa: đổi thông tin, chức vụ, tải ảnh chân dung.
• Cựu TV: thành viên không gia hạn. Họ rời danh sách chính thức, lần sau signin sẽ là khách mời. Bấm Kích hoạt lại khi họ quay lại.
• Cột Số lần dự cho biết chuyên cần của từng người.

5.4. Thẻ Khách mời

• Mọi khách đã signin đều được lưu lại: số lần dự họp, người mời, ngày đến lần đầu.
• Bấm vào khách để ghi trạng thái chăm sóc (Mới, Đã liên hệ, Quay lại lần 2+, Đã nộp đơn, Đã gia nhập, Chưa quan tâm), người phụ trách trong Ban LT và ghi chú.
• Khách chính thức gia nhập: bấm → Thành viên chính thức. Thông tin được chuyển sang danh sách thành viên.

5.5. Thẻ Dashboard: theo dõi, nhắc nhở, vinh danh

Các chỉ số được tính tự động từ dữ liệu signin, không cần nhập thêm gì.

• Chọn khoảng thời gian: 4 tuần, 12 tuần, Quý này, Năm nay, hoặc tự chọn từ ngày nào đến ngày nào.
• Ô chỉ số: thành viên chính thức (số mới gia nhập, số rời), chuyên cần trung bình (mục tiêu ≥ 80%), tỷ lệ đến muộn, khách mời mỗi buổi, khách mới, tỷ lệ khách quay lại, tỷ lệ khách trở thành thành viên.
• Biểu đồ theo tuần: chuyên cần và số khách mời. Rê chuột (hoặc chạm) vào từng tuần để xem số liệu chi tiết.
• 🏆 Vinh danh: thành viên chuyên cần 100%, top mời khách, top đến sớm, thành viên mới gia nhập. Dùng để đọc tên vinh danh trong buổi họp.
• 🔔 Cần nhắc nhở: thành viên vắng từ 3 buổi liên tiếp, vắng 2 buổi gần nhất, đến muộn từ 2 lần; khách mời đã hơn 7 ngày mà chưa ai nhận chăm sóc.
• Bảng chuyên cần từng thành viên: bấm tên cột để sắp xếp (ví dụ xếp theo chuyên cần thấp nhất).
• Số điện thoại được ẩn bớt (0912***001). Tích Hiện SĐT để xem đầy đủ. Nút Xuất Excel chỉ số tải bảng chuyên cần của kỳ đang xem.

Cách tính: chuyên cần = số lượt có mặt / số lượt lẽ ra phải có mặt. Buổi có người đi thay được tính là có mặt. Thành viên chỉ được tính từ ngày gia nhập (hoặc ngày được thêm vào phần mềm) đến ngày rời chapter. Khách quay lại và chuyển đổi tính trên các khách đến lần đầu trong kỳ.

5.6. Thẻ Lịch sử

Xem danh sách các buổi họp đã qua, số người dự từng buổi, bảng chuyên cần. Có nút xuất Excel danh sách thành viên và khách mời.

6. Chuẩn bị lần đầu (Chủ tịch làm 1 lần)

Bước 1: Cài đặt

1. Vào thẻ Cài đặt, kiểm tra tên chapter, ngày họp hàng tuần, hình thức họp (offline, online qua Zoom, kết hợp).
2. Nhập địa điểm. Nếu họp online, dán link Zoom: thành viên signin xong sẽ thấy nút Vào phòng họp Zoom.
3. Kiểm tra giờ mở signin, giờ bắt đầu, mốc tính muộn, giờ đóng signin và các thời lượng giới thiệu. Bấm Lưu cài đặt.
4. Đổi mật khẩu quản trị ngay ở cuối trang Cài đặt.

Bước 2: Nhập danh sách thành viên

1. Ở thẻ Thành viên, bấm File mẫu để tải file mẫu.
2. Mở bằng Excel, giữ đúng tên cột: Họ tên, SĐT, Ngành nghề, Công ty, Chức vụ, Số năm tham gia BNI, Ảnh. Cột Ảnh có thể để trống.
3. Chọn File → Save As → CSV UTF-8 (để giữ dấu tiếng Việt).
4. Bấm Nhập từ CSV, chọn file vừa lưu.
5. Tải ảnh chân dung cho từng người bằng nút Sửa. Ảnh sẽ hiện khi signin và khi trình chiếu.

Bước 3: In mã QR

1. Thẻ Buổi họp, bấm Mã QR signin.
2. Bấm In mã QR và đặt ở bàn signin. Với buổi họp online, bấm Sao chép link (gửi Zoom) rồi dán vào khung chat.

Bước 4: Chạy thử

Trước buổi họp đầu tiên, vào Cài đặt, bật Mở signin ngoài giờ, dùng điện thoại signin thử, rồi tắt lại. Xoá lượt signin thử bằng nút ✕ ở thẻ Buổi họp.

7. Ban điều hành vùng

Mở signin.biz/admin, đăng nhập bằng mật khẩu quản trị vùng. Trang có 3 thẻ: Dashboard · Chapter · Khách mời toàn vùng. Trang mở sẵn ở thẻ Dashboard.

7.1. Dashboard toàn vùng

Gộp số liệu của tất cả chapter, gồm đủ các phần như Dashboard của chapter (mục 5.5), thêm:

• So sánh các chapter: số thành viên, mới / rời, số buổi họp, chuyên cần, đến muộn, khách mỗi buổi, khách mới, tỷ lệ chuyển đổi của từng chapter.
• Nhắc nhở cấp vùng: chapter có chuyên cần dưới 80%, chapter 2 buổi gần nhất không có khách.
• Vinh danh và nhắc nhở hiện kèm tên chapter. Bảng chuyên cần thành viên lọc được theo từng chapter.
• Xuất Excel chỉ số: bảng chuyên cần của toàn bộ thành viên trong vùng.

7.2. Khách mời toàn vùng

Danh sách khách của mọi chapter: tìm theo tên, SĐT, ngành nghề, người mời; lọc theo chapter và trạng thái chăm sóc; xuất Excel.

7.3. Tạo chapter mới (thẻ Chapter)

1. Vào thẻ Chapter, bấm + Tạo chapter mới, điền: tên miền con (ví dụ victory, chữ thường không dấu), tên chapter, vùng, khu vực, ngày họp, hình thức họp và mật khẩu cho Chủ tịch.
2. Bấm Lưu. Chapter chạy ngay tại victory.signin.biz, không cần cài đặt gì thêm.
3. Gửi cho Chủ tịch link victory.signin.biz/admin cùng mật khẩu, và đường dẫn hướng dẫn này: signin.biz/hdsd.

Chủ tịch quên mật khẩu: tại thẻ Chapter, bấm Sửa / đặt lại mật khẩu.

8. Hỏi đáp